La migrazione dei dati CRM può sembrare complessa, ma seguendo un approccio ben strutturato, puoi evitare errori e garantire un trasferimento sicuro. Ecco i punti principali da considerare:
Seguendo questa checklist, puoi ridurre i rischi e assicurarti che il tuo team possa utilizzare il nuovo CRM senza interruzioni. Axenda offre supporto specializzato per rendere il processo più semplice e sicuro.
Preparare i dati è un passaggio fondamentale: un lavoro accurato in questa fase può prevenire problemi successivi e garantire che il sistema funzioni correttamente.
Prima di trasferire qualsiasi informazione su HubSpot CRM, è indispensabile esaminare il database esistente per individuare e correggere eventuali problemi. Questo processo consente di trasferire solo dati utili e accurati.
Inizia identificando e rimuovendo i record corrotti, incompleti o privi di dati essenziali, come contatti senza email o aziende senza informazioni chiave. Dati di questo tipo possono creare confusione e complicare l'uso del nuovo CRM.
Un altro problema comune è rappresentato dai duplicati. Spesso, questi derivano da immissioni ripetute con leggere variazioni. Unificare i duplicati è essenziale per evitare di sovraccaricare il sistema con informazioni ridondanti.
Rimuovi anche i dati obsoleti o irrilevanti. Contatti inattivi da anni, lead non qualificati o informazioni legate a progetti conclusi possono essere archiviati separatamente o eliminati.
Durante questa fase, verifica anche la coerenza delle informazioni. Ad esempio, assicurati che i numeri di telefono seguano un formato uniforme, che gli indirizzi siano completi e che le date siano correttamente inserite. Questi controlli riducono notevolmente il rischio di errori durante la migrazione.
Una volta ripuliti i dati, passa alla standardizzazione dei formati per evitare conflitti durante il trasferimento.
La standardizzazione è un passaggio cruciale, poiché ogni CRM gestisce i dati in modo specifico. Se i formati non sono compatibili, c'è il rischio di perdere informazioni durante la migrazione. HubSpot, ad esempio, utilizza tipi di campo specifici, e i tuoi dati devono essere adeguati a questi requisiti.
Per il mercato italiano, presta attenzione alle convenzioni locali. Le date devono seguire il formato gg/mm/aaaa (esempio: 27/11/2025), mentre i numeri usano la virgola come separatore decimale e il punto per le migliaia (esempio: 1.234,56). Inoltre, la valuta va espressa in euro (€), con il simbolo posizionato dopo il valore numerico.
HubSpot supporta vari tipi di campo, come testo, pulsanti radio, campi numerici, menu a discesa, caselle di controllo multiple e selettori di data. Verifica che i dati del tuo sistema attuale siano compatibili con questi formati. Nel caso di campi personalizzati, potresti dover creare proprietà personalizzate in HubSpot per gestire informazioni particolari.
Assicurati che ogni campo sia mappato correttamente in base alla configurazione di HubSpot. Identifica i tuoi set di dati e stabilisci come organizzarli e gestirli nel nuovo sistema. Dopo la migrazione, usa un file di audit per verificare che i tipi di dati e le proprietà corrispondano a quelli di HubSpot.
Infine, documenta chiaramente i processi e le regole adottate per garantire una transizione fluida.
La documentazione dei flussi di lavoro e delle regole di business è indispensabile per evitare errori già nella fase di configurazione del nuovo CRM.
Inizia mappando tutti i workflow automatici esistenti. Ad esempio: quali azioni vengono eseguite quando un lead raggiunge una determinata fase? Come vengono assegnati i contatti ai commerciali? Quali notifiche vengono inviate e in quali situazioni? Conoscere questi dettagli ti consente di ricreare i processi in HubSpot.
Documenta anche le regole di validazione dei dati. Se il sistema attuale richiede, ad esempio, che ogni opportunità abbia un valore minimo o che i contatti abbiano sempre un numero di telefono, queste regole devono essere implementate anche in HubSpot per mantenere la qualità dei dati.
Presta particolare attenzione alle integrazioni con altri strumenti aziendali. Documenta quali dati vengono scambiati tra i sistemi e con quale frequenza.
Coinvolgi i membri del team che utilizzano quotidianamente il CRM nella fase di documentazione. Loro possono fornire informazioni preziose su personalizzazioni e prassi operative che potrebbero non emergere da un'analisi tecnica.
Infine, crea una mappa dei campi personalizzati che descriva il significato e l'uso di ogni proprietà specifica per il tuo business. Questo aiuterà a configurare HubSpot in modo che rifletta fedelmente le operazioni quotidiane della tua azienda.
Dopo aver sistemato e pulito i dati, è il momento di preparare HubSpot per accogliere tutte le informazioni senza intoppi. Una configurazione ben fatta assicura che i dati siano organizzati in modo chiaro e facilmente accessibile, evitando problemi di compatibilità o perdita di informazioni lungo il percorso.
HubSpot mette a disposizione una serie di proprietà predefinite per gestire contatti, aziende, trattative e ticket. Tuttavia, ogni azienda ha caratteristiche uniche che potrebbero richiedere l'aggiunta di campi personalizzati per gestire dati specifici.
Prima di procedere con la migrazione, valuta quali informazioni nel tuo sistema attuale non trovano corrispondenza nelle proprietà standard di HubSpot. Potrebbero essere dati settoriali, codici interni, categorie personalizzate o altri dettagli rilevanti per le tue attività.
Per aggiungere una proprietà personalizzata su HubSpot, vai nelle impostazioni e accedi alla sezione "Proprietà". Qui puoi creare nuovi campi scegliendo il tipo di dato più adatto: testo (a riga singola o multipla), numero, data, menu a tendina, caselle di controllo, pulsanti radio o file. La scelta corretta è fondamentale per garantire che i dati siano visualizzati e utilizzati nel modo giusto.
È importante dare nomi e descrizioni chiare a ogni campo personalizzato per rendere il sistema più intuitivo per il team. Inoltre, per formati come numeri e date, segui le convenzioni italiane stabilite nella fase di standardizzazione.
Ricorda: le proprietà personalizzate devono essere create prima di avviare la migrazione. Cercare di importare dati in campi che non esistono ancora può causare errori e compromettere l'intero processo.
Una volta configurate le proprietà, il passo successivo è mappare i campi tra il vecchio sistema e HubSpot.
La mappatura dei campi consiste nel collegare le informazioni del tuo sistema attuale ai campi corrispondenti in HubSpot. È un passaggio essenziale per garantire che ogni dato venga inserito nel posto giusto, mantenendo la coerenza e l'accessibilità delle informazioni.
Crea un documento di mappatura: nella prima colonna elenca i campi del tuo CRM attuale, mentre nella seconda inserisci i campi corrispondenti di HubSpot. Specifica per ogni campo il tipo di dato, eventuali modifiche necessarie e note utili.
Presta particolare attenzione ai campi obbligatori, come l'email per i contatti, e pianifica eventuali trasformazioni per campi non compatibili. Ad esempio, se nel tuo vecchio sistema hai un campo "Settore" con opzioni come "Manifatturiero", "Servizi" o "Retail", assicurati che questi valori siano presenti anche in HubSpot. Se mancano, aggiungili manualmente o prevedi una trasformazione durante la migrazione.
Non dimenticare di considerare le relazioni tra oggetti. Ad esempio, se un contatto è collegato a un'azienda nel vecchio sistema, questa relazione deve essere mantenuta in HubSpot. Documenta chiaramente come gestire queste connessioni per evitare di perdere informazioni importanti.
Un errore comune è cercare di mappare campi con tipi di dato incompatibili. Ad esempio, trasferire un campo di testo libero in uno numerico senza convertire i dati non funzionerà. Controlla sempre la compatibilità e pianifica le trasformazioni necessarie.
Dopo aver completato la mappatura, assicurati che l'ambiente tecnico sia pronto per la migrazione.
Prima di iniziare la migrazione vera e propria, verifica che tutto sia tecnicamente pronto e che le integrazioni necessarie siano operative.
Controlla i limiti di importazione del tuo piano HubSpot e assicurati che i file CSV siano codificati in UTF-8 per gestire correttamente i caratteri speciali italiani. Configura e testa in anticipo le integrazioni (API, chiavi, autorizzazioni) per evitare sorprese durante il processo.
Se il tuo business utilizza altri strumenti, come software di contabilità, piattaforme di email marketing o sistemi ERP, collegali a HubSpot prima della migrazione. Questo ti permetterà di testare il flusso di dati tra i sistemi e identificare eventuali problemi di compatibilità.
Inoltre, verifica le autorizzazioni degli utenti. Assicurati che chi si occupa della migrazione abbia i permessi necessari per creare proprietà, importare dati e modificare impostazioni. Definisci chiaramente i ruoli e le responsabilità per evitare ritardi o problemi di accesso.
Se hai intenzione di utilizzare le API per la migrazione invece di caricare manualmente i file CSV, controlla i limiti di chiamate API previsti dal tuo piano. Per grandi volumi di dati, potresti dover suddividere la migrazione in più fasi per rispettare questi limiti.
Infine, se disponibile, utilizza un ambiente di test. Alcuni piani HubSpot offrono account sandbox, ideali per simulare la migrazione senza rischi per i dati reali. Testare tutto in anticipo ti permette di individuare e risolvere eventuali problemi, riducendo il rischio di errori nella migrazione definitiva.
Preparare accuratamente HubSpot prima della migrazione richiede tempo, ma garantisce un processo più fluido e senza intoppi, minimizzando le interruzioni operative.
Quando i dati sono pronti e HubSpot è configurato, è il momento di avviare la migrazione. Durante questa fase, è fondamentale monitorare attentamente il processo per individuare e risolvere eventuali problemi senza ritardi.
La scelta del momento giusto per la migrazione può fare una grande differenza. Per ridurre al minimo i disagi, programma il trasferimento dei dati in orari di bassa attività, come il fine settimana o le ore serali. Ad esempio, se la tua azienda lavora dal lunedì al venerdì, dalle 09:00 alle 18:00, potresti considerare il sabato mattina o la domenica.
Informa tutti gli stakeholder con ampio anticipo. È importante che il team di vendita, marketing, assistenza clienti e chiunque utilizzi il CRM sappia esattamente quando inizierà il processo, quanto durerà e quando il sistema sarà di nuovo operativo. Un esempio di comunicazione potrebbe essere: "La migrazione inizierà sabato 15 marzo alle ore 08:00 e si prevede che il sistema sarà disponibile entro le ore 14:00."
Organizza un piano di comunicazione per aggiornare regolarmente i membri del team durante la migrazione. Designa una persona responsabile per fornire aggiornamenti sull’avanzamento e per segnalare eventuali ritardi.
Se i dati da trasferire sono molti, suddividi il processo in fasi distinte. Ad esempio, potresti iniziare con i contatti e le aziende, passare poi alle trattative e infine ai ticket di assistenza. Questo approccio consente di testare ogni fase, identificare eventuali problemi e risolverli prima di procedere con i dati successivi.
Una volta definito il momento migliore, ricorda di sospendere le sincronizzazioni automatiche per evitare conflitti durante il trasferimento.
Prima di iniziare la migrazione, disattiva tutte le sincronizzazioni e le importazioni automatiche. Questo passaggio è essenziale per evitare conflitti che potrebbero compromettere la qualità dei dati trasferiti.
Accedi alle impostazioni delle integrazioni di HubSpot e disattiva temporaneamente le sincronizzazioni bidirezionali. Sospendi anche le API che inviano dati a HubSpot. Prendi nota di quali integrazioni hai disattivato e quando, così potrai riattivarle facilmente una volta completata la migrazione.
Controlla anche eventuali importazioni programmate o workflow automatici che potrebbero interferire. Ad esempio, se hai impostato un workflow che aggiorna automaticamente lo stato dei contatti, disattivalo temporaneamente per evitare modifiche non volute.
Non dimenticare di gestire le notifiche automatiche e le email di sistema. Durante il processo, potresti non voler inviare notifiche per ogni record importato, quindi disattivale per evitare un sovraccarico di messaggi.
Documenta tutte le modifiche apportate alle impostazioni in un file condiviso. Questo ti aiuterà a ripristinare rapidamente la configurazione originale dopo la migrazione, assicurandoti che nulla venga trascurato.
Con le sincronizzazioni messe in pausa, puoi iniziare a monitorare il processo di migrazione.
Durante la migrazione, il monitoraggio costante è fondamentale per individuare e risolvere eventuali problemi. HubSpot offre strumenti utili per tracciare l'avanzamento delle importazioni e segnalare errori o avvisi che richiedono attenzione.
Quando carichi un file CSV in HubSpot, il sistema genera un riepilogo dell'importazione che mostra quanti record sono stati importati correttamente, quali hanno generato errori e quali avvisi sono stati rilevati. Analizza attentamente questi report.
Gli errori comuni includono formati di dati errati, campi obbligatori mancanti, valori che superano i limiti consentiti o tentativi di importare dati in campi non esistenti. HubSpot specifica la riga del file CSV interessata e la natura del problema.
Non ignorare gli errori. Anche se la maggior parte dei dati viene trasferita correttamente, ogni errore potrebbe compromettere l'integrità complessiva. Scarica il file di errori fornito da HubSpot, che elenca i record problematici con dettagli precisi. Correggi gli errori nel file originale e ricarica solo i record interessati. Ad esempio, se alcuni contatti non sono stati importati perché mancava l'indirizzo email, aggiungi le informazioni mancanti e riprova.
Gli avvisi meritano altrettanta attenzione. Questi segnalano situazioni che potrebbero richiedere ulteriori verifiche, come l'unione automatica di record duplicati. Controlla questi casi per assicurarti che l'unione sia stata eseguita correttamente e che nessuna informazione importante sia andata persa.
Per migrazioni di grandi dimensioni che utilizzano le API di HubSpot, implementa un sistema di logging per registrare ogni chiamata API, il suo esito e eventuali errori. Questo ti permetterà di avere un quadro completo dei dati trasferiti e di identificare rapidamente eventuali criticità.
Aggiorna in tempo reale un documento con informazioni su orari, numero di record, errori e correzioni effettuate. Una volta completata questa fase, sarai pronto per passare alla validazione e all’ottimizzazione dei dati migrati.
Dopo aver completato la migrazione, è fondamentale verificare che tutto funzioni correttamente e che i dati siano stati trasferiti senza errori. Questo passaggio è cruciale per garantire che il team possa lavorare senza interruzioni e che HubSpot sia pronto per l'uso quotidiano.
Una volta completata la migrazione, è il momento di verificare che i dati siano stati trasferiti nel modo corretto. Inizia confrontando il numero totale di record presenti nel sistema di origine con quelli caricati in HubSpot. Per esempio, se nel vecchio sistema avevi 15.000 contatti, 3.500 aziende e 1.200 trattative, questi numeri dovrebbero combaciare perfettamente nel nuovo sistema. Qualsiasi discrepanza richiede un'indagine immediata.
Per una verifica più approfondita, seleziona un campione rappresentativo di record (ad esempio, tra 50 e 100) che includa una varietà di dati, come contatti recenti e storici, trattative aperte e chiuse, e aziende con livelli di dettaglio diversi. Controlla che ogni campo - nome, cognome, email, telefono, indirizzo, note, attività e campi personalizzati - sia stato trasferito correttamente. Assicurati che numeri, date e importi siano formattati seguendo le convenzioni italiane e che le relazioni tra i record, come quelle tra contatti e aziende o tra trattative e attività, siano state mantenute.
Se trovi errori, documentali e correggili immediatamente. Questo può significare reimportare i dati mancanti o effettuare modifiche manuali, in modo che il CRM rispecchi fedelmente le informazioni originali.
Dopo aver confermato che i dati sono corretti, è tempo di verificare che HubSpot funzioni come previsto.
Con i dati a posto, il passo successivo è assicurarsi che tutte le funzionalità di HubSpot siano operative. Esegui test approfonditi per verificare che le operazioni di base, come la creazione, modifica e associazione dei record, funzionino senza problemi.
Metti alla prova i workflow automatici simulando scenari reali. Ad esempio, crea un contatto di prova per verificare l'invio automatico di un'e-mail di benvenuto o simula una condizione che dovrebbe aggiornare lo stato di una trattativa.
Subito dopo il go-live, esegui uno smoke test per identificare rapidamente eventuali problemi critici. Continua a monitorare attentamente nei giorni successivi, poiché alcune criticità possono emergere solo durante l'uso quotidiano. Se possibile, mantieni operativo il vecchio CRM per un breve periodo, così da poter confrontare i dati e minimizzare eventuali disagi. Inoltre, predisponi un sistema di supporto dedicato e pianifica revisioni periodiche per migliorare continuamente le prestazioni del sistema.
Una volta che HubSpot è pienamente operativo, il passo successivo è assicurarti che il team sia pronto a utilizzarlo al meglio.
I risultati della validazione possono aiutarti a identificare le aree su cui concentrare la formazione. Anche se HubSpot è intuitivo, è essenziale che il personale comprenda come i processi aziendali si integrino nel nuovo sistema e acquisisca le competenze necessarie per utilizzarlo in modo efficace.
Organizza sessioni pratiche per i diversi team - marketing, IT, vendite, assistenza clienti - in modo che possano esplorare il sistema e testare i workflow. Personalizza la formazione per rispondere alle esigenze specifiche di ciascun gruppo, distinguendo tra utenti tecnici e business. Offri inoltre supporto continuo dopo la migrazione, così da risolvere eventuali dubbi e incoraggiare un'adozione rapida e senza problemi del nuovo sistema.
Anche con una pianificazione accurata, una migrazione CRM non è mai priva di rischi. La vera differenza tra un progetto che fila liscio e uno che si inceppa sta nella capacità di prevedere potenziali ostacoli e prepararsi a gestirli in modo efficace. Questo approccio non solo protegge i dati aziendali, ma garantisce anche che le operazioni non subiscano interruzioni.
Dopo aver lavorato sulla preparazione dei dati, è essenziale concentrarsi sui rischi specifici che potrebbero emergere durante la migrazione. Alcuni dei problemi più comuni includono:
Per affrontare questi rischi, è utile condurre un audit approfondito dei dati, pianificare ogni fase nei dettagli, eseguire migrazioni di prova su piccoli campioni e coinvolgere i reparti interessati fin dall'inizio.
Prima di iniziare la migrazione, è indispensabile creare backup completi di tutti i dati originali. Questi backup devono essere conservati in sistemi separati e sicuri, lontani dall'ambiente di migrazione.
"Le aziende dovrebbero effettuare backup esaustivi per garantire che nulla venga danneggiato, alterato o corrotto e che siano disponibili copie affidabili in caso di necessità." - TechRepublic
I backup forniscono una rete di sicurezza: se qualcosa va storto, come un trasferimento incompleto o errori di mappatura, è possibile ripristinare i dati originali. Ad esempio, se scopri che 2.000 contatti sono stati importati senza gli indirizzi email, puoi semplicemente ripetere il processo partendo dai dati salvati.
Un piano di ripristino ben definito dovrebbe includere istruzioni dettagliate per gestire eventuali problemi imprevisti, consentendo di riportare rapidamente i dati al loro stato originale. Inoltre, è utile simulare il processo in un ambiente di test (UAT) per verificare che tutto funzioni correttamente prima del go-live.
Un punto fondamentale: non modificare mai i dati originali nel sistema sorgente durante la migrazione, mantenendoli intatti fino a quando non sei certo che il trasferimento sia stato completato con successo.
Se decidi di affidarti a partner o fornitori esterni, verifica che il backup dei dati sia esplicitamente incluso nei loro piani.
Un altro aspetto cruciale per il successo della migrazione è una comunicazione chiara e costante con tutti gli stakeholder. Coinvolgi i team chiave, come vendite, marketing, assistenza clienti, IT e management, per garantire che siano consapevoli dei potenziali problemi e delle soluzioni pianificate.
Ad esempio, informa in anticipo i team su eventuali periodi di inattività, come la disconnessione del CRM dalle 22:00 di venerdì alle 08:00 di sabato, spiegando anche il piano di rollback in caso di problemi.
Per facilitare la comunicazione:
Nomina un responsabile della comunicazione che possa rispondere rapidamente a domande e preoccupazioni, mantenendo una visione d'insieme del progetto e garantendo che tutti siano allineati. Un team ben informato è essenziale per affrontare con successo qualsiasi sfida.
Portare a termine una migrazione CRM con successo richiede una pianificazione accurata e un'esecuzione attenta. I cinque passaggi principali che abbiamo discusso rappresentano il cuore del processo per trasferire i dati su HubSpot CRM in modo sicuro e senza intoppi.
In breve: inizia con la pulizia e la standardizzazione dei dati, configura HubSpot e mappa i campi per ridurre al minimo gli errori. Durante l'intero processo, monitora costantemente per individuare eventuali problemi e risolverli tempestivamente. Dopo la migrazione, verifica che tutto funzioni correttamente con una validazione approfondita. Infine, proteggi il lavoro svolto con backup e piani di ripristino per affrontare eventuali imprevisti.
Ma non si tratta solo di aspetti tecnici. Il supporto di esperti può fare la differenza. Axenda offre servizi di consulenza per gestire l'implementazione di HubSpot CRM, la migrazione dei dati e la configurazione di automazioni su misura. Questo assicura che il passaggio avvenga senza complicazioni, mantenendo i dati integri e pronti all'uso.
Con una migrazione ben gestita, non solo ottimizzi i tuoi processi, ma crei anche una base solida per il futuro. Il tuo team potrà contare su dati affidabili e strumenti efficaci per raggiungere gli obiettivi aziendali con maggiore efficienza.
Per assicurarti che la migrazione dei dati CRM avvenga senza intoppi, ci sono alcuni passaggi fondamentali da seguire. Il primo passo? Coinvolgere il team. Ogni membro deve essere ben informato sugli obiettivi del progetto e sulle proprie responsabilità. Una comunicazione chiara sin dall'inizio può fare la differenza.
Poi, dedica del tempo a confrontare il CRM di origine con quello di destinazione. Questo ti aiuterà a identificare eventuali discrepanze nei formati o nei campi dei dati, evitando sorprese durante il trasferimento.
La mappatura dei dati è un altro step cruciale. Assicurati che ogni informazione trovi il suo posto nel nuovo sistema senza errori. E non dimenticare: prima di iniziare il processo, crea un backup completo dei dati. Meglio essere prudenti che rischiare di perdere informazioni preziose.
Prima di trasferire tutto, effettua un test su un piccolo campione. Questo ti permetterà di verificare che il processo funzioni come previsto e di correggere eventuali problemi in anticipo. Una volta completata la migrazione, dedica del tempo alla pulizia dei dati, eliminando duplicati o errori.
Infine, organizza una sessione di formazione per il personale. Un team preparato è fondamentale per sfruttare al meglio il nuovo sistema e garantire che tutto funzioni senza intoppi.
Per assicurarti che i dati trasferiti nel nuovo CRM siano precisi e completi, è importante seguire alcune fasi essenziali:
Dopo il trasferimento, dedica del tempo a verificare che i dati nel nuovo sistema siano completi e corretti. Questo passaggio è cruciale per garantire che le informazioni siano pronte per supportare le attività aziendali senza intoppi.
Per proteggere i dati durante una migrazione CRM, è importante prendere alcune misure fondamentali. Fai un backup completo di tutti i dati prima di iniziare il processo. Questo ti garantirà una copia sicura da utilizzare nel caso qualcosa vada storto. Valuta i possibili rischi e adotta soluzioni per ridurli, come l’utilizzo di canali di trasferimento sicuri e la crittografia per proteggere i dati sensibili.
Collabora con il tuo team IT e definisci un piano di comunicazione efficace per seguire ogni fase della migrazione. Limita l’accesso ai dati esclusivamente al personale autorizzato, così da prevenire eventuali violazioni e proteggere le informazioni riservate.