Vuoi gestire i tuoi clienti in modo più organizzato e rispettando le normative italiane? HubSpot CRM potrebbe essere la soluzione che cerchi. Questa guida ti spiega come configurarlo in 5 semplici passaggi, adattandolo alle esigenze del mercato italiano. Ecco cosa imparerai:
Importante: Dal 19 novembre 2025, HubSpot non consente più la registrazione di numeri di cellulare italiani per chiamate in uscita, a causa delle normative AGCOM. Assicurati di essere conforme al GDPR e di configurare correttamente i consensi.
Con questa guida potrai ottimizzare il tuo CRM e migliorare la gestione dei clienti. Se il processo ti sembra complesso, aziende come Axenda offrono supporto specializzato per semplificare l'implementazione. Inizia subito e trasforma il tuo CRM in uno strumento efficace per il tuo business.
Per iniziare, il primo passo è creare il tuo account HubSpot. La registrazione è gratuita e richiede solo pochi minuti. Vai sul sito ufficiale di HubSpot, clicca su "Inizia gratis" e compila i campi richiesti, come email, password e informazioni aziendali.
Durante il processo di configurazione, ti verrà chiesto di fornire dettagli come il settore, il numero di dipendenti e gli obiettivi legati al CRM. Questi dati aiuteranno HubSpot a personalizzare l'esperienza e a suggerire le funzionalità più adatte alle tue esigenze.
Non dimenticare di impostare subito le impostazioni regionali italiane. Vai su Impostazioni → Generali → Valuta e fuso orario. Seleziona Euro (€) come valuta predefinita e Europa/Roma come fuso orario. Questo assicura che i dati finanziari e le date siano visualizzati correttamente nel formato italiano (gg/mm/aaaa).
Inserisci anche l'indirizzo della sede legale e il codice fiscale o partita IVA della tua azienda. Queste informazioni sono essenziali per generare preventivi e fatture conformi alle normative italiane. Una configurazione iniziale accurata è fondamentale per utilizzare il CRM in modo efficiente fin da subito.
Una volta configurato il tuo account, è il momento di invitare i membri del tuo team. HubSpot offre un sistema di permessi dettagliati, che ti consente di controllare chi può accedere a determinate funzionalità del CRM.
Per aggiungere nuovi utenti, vai su Impostazioni → Utenti e team → Utenti, clicca su "Crea utente" e inserisci l'indirizzo email del collega. HubSpot invierà automaticamente un'email di invito con le istruzioni per completare la registrazione.
Gestire i ruoli è essenziale per garantire la sicurezza dei dati aziendali. HubSpot distingue diversi livelli di accesso. Ad esempio, i Super Admin hanno il controllo completo su utenti, strumenti e impostazioni dell'account. Per gli altri ruoli, è una buona pratica seguire il principio del privilegio minimo, concedendo solo le autorizzazioni strettamente necessarie per le mansioni specifiche.
Tieni presente che eventuali modifiche ai permessi richiedono fino a 5 minuti per essere applicate e potrebbero richiedere agli utenti di disconnettersi e accedere nuovamente per vedere gli aggiornamenti. Per evitare interruzioni, pianifica queste modifiche in orari di minor carico di lavoro.
Se la tua azienda utilizza un abbonamento Professional o Enterprise, puoi configurare l'accesso ai record in base all'appartenenza al team. Ad esempio, i membri del team vendite vedranno solo le opportunità assegnate al loro gruppo, mentre il team marketing avrà accesso completo ai contatti e alle campagne.
Gli account Enterprise hanno anche accesso ai "Permission Sets", che consentono di impostare autorizzazioni standard per team o gruppi specifici. Questa funzione semplifica la gestione degli accessi quando ci sono molti utenti con ruoli simili. Quando assegni un Permission Set, le autorizzazioni individuali vengono automaticamente sovrascritte per garantire coerenza.
Infine, presta attenzione alla gestione dei record sensibili. Per Deals, Tickets e Custom Objects (disponibili solo per gli account Enterprise), i Super Admin possono limitare l'accesso di modifica a specifiche fasi della pipeline. Questo permette di proteggere le informazioni critiche, garantendo che solo gli utenti autorizzati possano apportare modifiche.
Con il tuo account configurato e il team pronto, sei pronto per passare alla configurazione dei record di contatto e aziendali.
Dopo aver organizzato il tuo team, è importante adattare i campi per contatti e aziende alle esigenze specifiche italiane. HubSpot offre campi predefiniti, ma per un CRM davvero efficace, è utile aggiungere dettagli rilevanti per il contesto locale.
Inizia personalizzando i campi dei contatti. Vai su Impostazioni → Proprietà → Proprietà contatti, clicca su "Crea proprietà" e aggiungi campi come "Codice Fiscale" (16 caratteri) e "Partita IVA" (11 cifre). Questi dati sono indispensabili per la fatturazione e per rispettare le normative fiscali italiane.
Per gli indirizzi, modifica i campi esistenti includendo sempre provincia e CAP. Puoi creare un menu a tendina con le regioni italiane per standardizzare l’inserimento e agevolare la segmentazione geografica.
Passando alle aziende, aggiungi campi come "Codice ATECO", utile per classificare l’attività secondo la normativa italiana, e "Numero dipendenti", suddiviso in fasce predefinite (1-10, 11-50, 51-250, oltre 250) per una segmentazione più precisa.
Infine, assicurati che i formati numerici siano corretti. Vai su Impostazioni → Generali → Formati e seleziona il formato italiano, che utilizza la virgola per i decimali e il punto per separare le migliaia. Questo garantisce che valori come €1.250,50 vengano visualizzati correttamente in tutto il sistema.
Se hai già un database di contatti, preparare un file CSV ben formattato è essenziale per un’importazione senza intoppi in HubSpot. Prima di tutto, esegui un backup dei dati esistenti.
Assicurati che il file CSV utilizzi formati italiani: le date devono essere nel formato gg/mm/aaaa (ad esempio, 15/03/2024) e i numeri decimali devono usare la virgola (es. 1.250,50 per mille duecentocinquanta euro e cinquanta centesimi). Per i numeri di telefono, includi sempre il prefisso internazionale +39.
Durante l’importazione, vai su Contatti → Importa e scegli "File dal computer". HubSpot ti guiderà nella mappatura dei campi. Presta particolare attenzione ai campi personalizzati, come Codice Fiscale e Partita IVA, per assicurarti che siano correttamente associati.
Un altro punto importante è la gestione dei duplicati. HubSpot utilizza l’indirizzo email come identificatore principale per i contatti e il nome del dominio per le aziende. Se importi dati con email o domini già presenti, il sistema aggiornerà automaticamente i record esistenti.
Prima di completare l’importazione, utilizza la funzione "Anteprima" per verificare che tutto sia in ordine. Controlla che date, numeri e valute siano correttamente formattati secondo lo standard italiano.
La conformità al GDPR è un obbligo per tutte le aziende che trattano dati di cittadini europei. HubSpot offre strumenti utili per gestire consenso e diritti degli interessati in linea con le normative.
Inizia configurando i campi di consenso. Vai su Impostazioni → Privacy e consenso → Consenso e attiva le opzioni necessarie. Crea campi specifici per diverse finalità, come email marketing, chiamate commerciali, comunicazioni promozionali e profilazione. Ogni campo deve spiegare chiaramente cosa comporta il consenso.
Personalizza il banner dei cookie. HubSpot fornisce un sistema conforme al GDPR che puoi integrare nelle tue pagine. Vai su Impostazioni → Privacy e consenso → Cookie e modifica il banner con un testo in italiano che spieghi l’uso dei cookie e offra opzioni per accettarli o rifiutarli.
Imposta anche la gestione delle richieste di cancellazione. Crea un workflow per gestire le richieste di diritto all’oblio entro 30 giorni. Vai su Automazione → Workflow e configura un processo che notifichi il team legale quando un contatto richiede la cancellazione dei propri dati.
Per semplificare ai contatti la gestione dei propri dati, aggiungi un link "Gestisci le tue preferenze" in tutte le email. Questo link dovrebbe portare a una pagina dove gli utenti possono visualizzare, modificare o eliminare i propri dati.
Infine, documenta tutte le attività di trattamento dati mantenendo un registro delle attività conforme all’articolo 30 del GDPR. Anche se HubSpot offre strumenti di supporto, è tua responsabilità aggiornare la documentazione e formare il team sui principi di protezione dei dati.
Con i campi personalizzati e la conformità GDPR configurati, il tuo CRM sarà pronto a gestire i dati in modo efficiente e sicuro. Ora puoi passare alla creazione della pipeline di vendita.
Personalizza la tua pipeline per adattarla al tuo business. Se utilizzi HubSpot, vai su Vendite → Offerte → Impostazioni pipeline. Da lì, clicca su "Crea pipeline" e scegli un nome che descriva chiaramente il suo scopo, come "Vendite B2B Italia" o "Pipeline Retail". Puoi creare pipeline diverse per ciascun segmento della tua attività.
Per le aziende B2B in Italia, è utile includere fasi di qualificazione approfondite, considerando le dinamiche decisionali tipiche del mercato locale. Se operi nel settore manifatturiero o dei servizi, valuta la creazione di pipeline separate: una per le gare pubbliche, con scadenze e requisiti specifici, e una per le vendite private, che offrono maggiore flessibilità.
Non dimenticare di regolare le probabilità di chiusura in base ai tuoi dati storici. Ad esempio, se la fase "Proposta inviata" porta a una chiusura nel 60% dei casi, aggiorna questa probabilità per ottenere previsioni più precise.
Le fasi della pipeline devono rispecchiare il tuo processo di vendita reale. Per il mercato italiano, considera le peculiarità locali, come i tempi decisionali e l'importanza delle relazioni personali.
Un esempio di struttura per il B2B potrebbe iniziare con "Lead qualificato", dove verifichi che il contatto abbia potere decisionale e budget. A seguire, la fase "Analisi dei bisogni" consente di approfondire le esigenze del cliente, un passaggio cruciale in Italia, dove la fiducia e i rapporti personali spesso influenzano le decisioni d'acquisto.
La fase "Proposta tecnico-commerciale" è particolarmente rilevante per settori come l'industria. Qui, includi dettagli come prezzi, specifiche tecniche, certificazioni di qualità e referenze locali. Puoi aggiungere campi personalizzati per tracciare elementi come "Certificazioni richieste" e "Referenze fornite".
Per le trattative contrattuali, crea una fase specifica che tenga conto delle tempistiche italiane, spesso più lunghe. Automatizza attività come promemoria per il follow-up ogni 7 giorni, sapendo che le negoziazioni possono durare settimane.
Infine, la fase "Contratto firmato" dovrebbe attivare automaticamente task per il team amministrativo, come l'inserimento del cliente nell'anagrafica fornitori e la preparazione della documentazione fiscale necessaria.
Per ogni fase, stabilisci criteri di uscita chiari. Ad esempio, per passare da "Proposta inviata" a "Negoziazione", il cliente deve fornire un feedback specifico o richiedere modifiche. Questo approccio assicura coerenza e facilita il monitoraggio.
Definire obiettivi realistici e previsioni precise è fondamentale per monitorare le prestazioni del tuo team commerciale. HubSpot ti consente di impostare target sia individuali che di team, tenendo conto della stagionalità del mercato italiano e utilizzando l'euro come valuta.
Stabilisci obiettivi annuali e mensili, adattandoli ai periodi di minore attività, come agosto e le festività. Usa il sistema di forecasting di HubSpot per previsioni basate sulle probabilità di chiusura delle offerte in pipeline.
Crea dashboard dedicate per tenere sotto controllo l'andamento rispetto agli obiettivi. Includi metriche come il tempo medio di chiusura delle offerte e il tasso di conversione per fonte. Questi dati ti aiuteranno a individuare eventuali colli di bottiglia e a migliorare l'efficienza.
Configura anche alert automatici per segnalare eventuali scostamenti significativi dagli obiettivi. Ad esempio, se a metà mese il fatturato raggiunge meno del 40% del target mensile, il sistema può avvisare il responsabile vendite per intervenire tempestivamente.
Con questi obiettivi e strumenti, sarai pronto a ottimizzare ulteriormente la tua pipeline e a prepararti per il prossimo passo: l'automazione e l'integrazione degli strumenti.
Con la pipeline pronta, è il momento di collegare gli strumenti che utilizzi quotidianamente per gestire tutto in modo centralizzato e fluido.
Integrare i tuoi strumenti significa eliminare duplicazioni e avere tutte le informazioni in un unico posto. Ad esempio, puoi collegare la tua email aziendale direttamente dalle impostazioni di connessione. HubSpot supporta Gmail, Outlook e altri provider, così puoi tracciare automaticamente le comunicazioni con i clienti senza sforzo.
Un'altra integrazione utile è quella del calendario aziendale. Sincronizzandolo, tutti gli appuntamenti programmati in HubSpot saranno visibili nel tuo Google Calendar o Outlook, riducendo il rischio di sovrapposizioni o appuntamenti mancati.
Se utilizzi WhatsApp Business per comunicare con i tuoi clienti, strumenti come Zapier possono aiutarti a registrare automaticamente le conversazioni come attività nel CRM, rendendo le interazioni più organizzate.
Per chi gestisce un business di e-commerce, collegare piattaforme come Shopify, WooCommerce o Magento è un'ottima idea. Questo consente di sincronizzare ordini, clienti e prodotti, trasformando ogni acquisto in un'offerta chiusa direttamente su HubSpot, completa di tutti i dettagli della transazione.
Con gli strumenti collegati, puoi passare al livello successivo: automatizzare i processi.
Automatizzare significa semplificare attività ripetitive e garantire coerenza nelle operazioni. Un buon punto di partenza è creare un flusso di assegnazione automatica dei lead. Vai su Automazione → Flussi di lavoro e imposta criteri specifici per assegnare i lead al commerciale più adatto. Per esempio, puoi dividere i lead in base alla provenienza geografica: quelli del Nord Italia a un commerciale, mentre quelli del Centro-Sud a un altro. Oppure, usa criteri come il fatturato aziendale, assegnando i clienti più grandi ai manager senior.
Puoi anche creare sequenze automatiche per nutrire i lead. Un esempio? Dopo la registrazione, invia un'email di benvenuto entro un'ora, seguita da contenuti utili ogni tre giorni per due settimane. Personalizza i messaggi in base al settore: un'azienda manifatturiera potrebbe ricevere case study specifici, mentre una società di servizi potrebbe ottenere materiali sui benefici strategici.
L'automazione può aiutarti anche a gestire le proprietà dei contatti. Se un lead visita la pagina dei prezzi per più di due minuti, il sistema può aggiornare automaticamente il suo stato a "Interessato" e creare un task per il commerciale responsabile, con un promemoria per un follow-up rapido.
Per le aziende B2B, è utile creare flussi di nurturing mirati per i diversi ruoli decisionali. Ad esempio, i responsabili IT possono ricevere contenuti tecnici, mentre i direttori generali possono ottenere materiali che evidenziano il ROI e i benefici strategici.
Un altro flusso efficace riguarda la gestione delle offerte inattive. Se un'offerta resta in "Proposta inviata" per più di 10 giorni, puoi configurare un task per il commerciale. Se la situazione persiste oltre i 20 giorni, il sistema può inviare una notifica al responsabile delle vendite.
Per le trattative più importanti, come quelle superiori ai 50.000€, imposta alert via email per garantire un monitoraggio attento.
Infine, sfrutta l'automazione per la segmentazione dei contatti. Crea liste dinamiche che si aggiornano automaticamente in base a criteri specifici, come "Clienti inattivi da più di 6 mesi" o "Prospect che hanno scaricato più di 3 contenuti". Queste liste sono ideali per campagne email mirate e personalizzate, aumentando le possibilità di coinvolgimento e conversione.
Tieni sotto controllo le performance del tuo business con report personalizzati e dashboard che ti aiutano a prendere decisioni basate sui dati. Dopo aver configurato le pipeline e automatizzato i processi, il passo successivo è analizzare i risultati attraverso strumenti visivi e report dettagliati.
Le dashboard ti permettono di avere una visione d'insieme delle principali metriche aziendali in un unico spazio. È importante configurare lingua e impostazioni regionali in italiano per garantire che date, numeri e valute siano visualizzati correttamente secondo gli standard locali.
Per creare una dashboard efficace, seleziona le metriche che riflettono gli obiettivi principali del tuo business. Questo ti consentirà di ottenere una panoramica chiara e immediata delle prestazioni aziendali.
I report dettagliati offrono un'analisi approfondita delle attività aziendali. Con il generatore di report personalizzati di HubSpot, puoi esaminare dati provenienti da diverse fonti, come marketing e vendite. Per utilizzare questa funzione, assicurati di avere le autorizzazioni necessarie per "Crea/possiedi" e "Modifica report".
Per iniziare, seleziona le fonti dati più rilevanti per i tuoi obiettivi. Puoi integrare dati relativi a contatti, aziende, trattative, attività e persino campagne marketing o analisi dei form.
Quando aggiungi i campi specifici, tieni presente la differenza tra dimensioni (proprietà senza aggregazione, mostrate in grigio) e misure (proprietà con aggregazione, evidenziate in verde). Usa filtri personalizzati con logica AND/OR per ottenere dati mirati. Ad esempio, potresti creare un report che mostri solo trattative di alto valore in una determinata area geografica e in un arco temporale specifico.
Per la visualizzazione dei dati, scegli il tipo di grafico più adatto al tuo scopo: a barre, a linee o a torta. Ogni formato offre un modo diverso di interpretare i dati, in base al tipo di analisi che vuoi condurre.
Un esempio utile è il report sui tempi di risposta ai lead. Puoi configurare un filtro per analizzare il tempo medio tra la prima interazione e il primo contatto, suddividendo i dati in base alla fonte del lead. Questo ti aiuterà a identificare eventuali punti deboli nel processo di contatto.
I report si aggiornano automaticamente con un breve ritardo. Per evidenziare rapidamente i dati critici, utilizza filtri personalizzati e formattazioni condizionali.
Quando formatti i dati, assicurati di impostare la localizzazione italiana ("it-IT") per date e numeri, così da rispettare gli standard locali. Questa accortezza è particolarmente utile quando condividi i report con colleghi o clienti in Italia.
Infine, salva i report più importanti in dashboard dedicate o esportali in formato CSV, XLS o XLSX per ulteriori analisi offline.
Hai appena configurato il tuo HubSpot CRM, ma ti rendi conto che il processo di implementazione può rallentare quando le operazioni quotidiane della tua azienda richiedono tutta la tua attenzione. Ecco dove entra in gioco Axenda. Con un team di consulenti esperti in HubSpot, Axenda offre soluzioni pensate per aiutare le piccole e medie imprese italiane a integrare il CRM in modo efficiente e senza interruzioni.
Axenda propone una gamma di opzioni su misura per configurare HubSpot CRM, calibrate sulle esigenze specifiche della tua azienda. Queste soluzioni non si limitano a sfruttare le funzionalità di base della piattaforma, ma includono anche strumenti avanzati di automazione e analisi. L’obiettivo? Facilitare la trasformazione digitale della tua impresa, tenendo conto del contesto e delle necessità locali. Con il supporto di Axenda, puoi prepararti a trarre il massimo vantaggio dalla piattaforma e a gestire al meglio i tuoi processi aziendali.
Axenda non si limita a guidarti nell’implementazione di HubSpot CRM; si impegna a ottimizzare ogni aspetto del suo utilizzo, garantendo flussi di lavoro efficienti e ben integrati. La loro competenza non si ferma alla conoscenza della piattaforma: conoscono anche le peculiarità del mercato italiano. Questo significa lavorare in linea con normative come il GDPR e con standard locali relativi a valute, formati di data e numeri.
Inoltre, Axenda aiuta a sincronizzare i processi di marketing e vendite, migliorando la gestione dei lead e aumentando le possibilità di conversione in clienti. Il supporto tecnico in italiano e l’attenzione alle esigenze specifiche delle imprese italiane rendono Axenda un partner di fiducia per chi vuole sfruttare al meglio HubSpot CRM.
Configurare correttamente HubSpot CRM è un passo fondamentale per intraprendere una trasformazione digitale efficace. Seguendo i vari passaggi, puoi rivoluzionare il modo in cui gestisci le relazioni con i tuoi clienti, partendo dalle impostazioni iniziali fino al monitoraggio delle performance. Ogni fase contribuisce a creare una base solida per una gestione clienti più organizzata e strategica.
L'uso di dashboard e report ti permette di avere una visione chiara e approfondita, aiutandoti a prendere decisioni basate sui dati. Inoltre, le integrazioni con gli strumenti che utilizzi già assicurano un flusso di lavoro continuo e senza intoppi. Il successo dipende dall'attenzione ai dettagli durante la configurazione, garantendo che ogni elemento sia impostato nel modo corretto e conforme alle normative.
Se desideri semplificare ulteriormente il processo o hai bisogno di supporto, Axenda è pronta ad offrirti assistenza tecnica dedicata. Se la configurazione ti sembra complessa o preferisci concentrarti su altre priorità aziendali, puoi affidarti agli esperti di Axenda per un aiuto professionale.
Non aspettare oltre: inizia oggi con HubSpot e trasforma il tuo CRM in un alleato strategico. Dai il via alla configurazione e scopri come un approccio strutturato alla gestione clienti può diventare uno strumento essenziale per far crescere la tua attività.
Per garantire che HubSpot CRM sia allineato al GDPR italiano, è fondamentale attivare le impostazioni sulla privacy dei dati nel tuo account. Queste opzioni ti permettono di:
Un altro passo importante è creare una pagina dedicata alle richieste di privacy, che ti consenta di gestire facilmente le richieste degli utenti relative ai loro dati personali.
Infine, è essenziale controllare regolarmente che tutte le impostazioni siano aggiornate e rispettino le normative in vigore.
Per collegare il tuo sistema di e-commerce a HubSpot CRM, puoi sfruttare le integrazioni disponibili direttamente sulla piattaforma. HubSpot mette a disposizione strumenti che semplificano la connessione del tuo negozio online, consentendo di sincronizzare i dati dei clienti e migliorare la gestione delle vendite.
Per iniziare, accedi al tuo account HubSpot e visita il Marketplace delle Integrazioni. Qui puoi cercare l'app o il servizio di e-commerce che utilizzi. Segui le istruzioni passo passo per configurare l'integrazione e garantire una sincronizzazione corretta dei dati. Questo approccio ti permette di gestire clienti e transazioni in un unico luogo, rendendo tutto più semplice e organizzato.
Con le dashboard e i report di HubSpot, puoi avere sotto controllo le prestazioni del tuo team di vendita in modo semplice e immediato. Questi strumenti ti permettono di analizzare metriche fondamentali come:
Questi dati non sono solo numeri: sono la base per scoprire tendenze, individuare eventuali problemi e prendere decisioni informate che possano migliorare i tuoi risultati.
Inoltre, puoi personalizzare le dashboard per concentrarti sugli indicatori più rilevanti per i tuoi obiettivi specifici. Condividere i report con il tuo team diventa un modo efficace per mantenere tutti aggiornati e focalizzati sulle priorità aziendali.