Creare dashboard KPI personalizzate in HubSpot ti permette di monitorare le performance aziendali in tempo reale, semplificando l'analisi dei dati e migliorando le decisioni aziendali. Ecco i passaggi principali per configurare le tue dashboard:
Per le PMI italiane, è utile concentrarsi su KPI come fatturato, tasso di conversione dei lead, durata del ciclo di vendita e costo di acquisizione cliente. Formatta i dati con simboli (€), separatori numerici e date locali per una visualizzazione chiara.
Le dashboard ben organizzate ti aiutano a individuare problemi, cogliere opportunità e mantenere il focus sugli obiettivi aziendali.
Processo di creazione dashboard KPI personalizzate in HubSpot
Per creare report personalizzati e costruire la tua dashboard KPI, accedi alla sezione dedicata ai report. Ecco come configurare tutto passo dopo passo.
Dal menu principale del tuo account, segui il percorso: "Creazione di rapporti" > "Rapporti". Una volta dentro, clicca su "Crea rapporto" in alto a destra. Nel menu laterale, seleziona "Rapporto personalizzato" e poi clicca su "Avanti". A questo punto, scegli l'opzione "Creare un rapporto personalizzato" per iniziare a configurare.
Dopo aver trovato la sezione giusta, puoi passare alla selezione delle sorgenti dati.
Le sorgenti dati che scegli influenzano direttamente le informazioni che il report mostrerà. HubSpot ti permette di accedere a dati legati ad attività di marketing, vendite e vari oggetti della piattaforma, come contatti, aziende, trattative e ticket. Combinare più sorgenti ti permette di avere una visione più completa per monitorare i tuoi KPI aziendali.
Per iniziare, seleziona una "Sorgente dati primaria" dal menu. Se necessario, attiva l'opzione "Aggiungi altre fonti di dati" per includere ulteriori sorgenti. Ricorda che i campi disponibili per la reportistica dipendono sempre dalle sorgenti scelte. Ad esempio, se vuoi analizzare i tassi di conversione dei lead, assicurati di includere sia i contatti che le trattative.
Puoi anche aggiungere campi relativi agli eventi, disponibili nella sezione "Eventi" di alcune sorgenti dati. Nota però che ogni report personalizzato può includere un solo campo evento e che i dati saranno limitati a un intervallo temporale specifico. Quando hai completato la selezione, clicca su "Avanti" per continuare con la configurazione del report.
Una volta selezionate le sorgenti dati, il passo successivo è configurare campi, filtri e grafici per rappresentare i KPI in modo chiaro ed efficace.
HubSpot suddivide i campi dati in due categorie principali: Dimensioni e Misure. Le Dimensioni, evidenziate in grigio, rappresentano dati non aggregati, ideali per l'asse X o per segmentare i dati. Le Misure, invece, sono in verde e includono metodi di aggregazione, perfette per l'asse Y, e spesso rappresentano valori numerici, come il numero di transazioni associate.
Per iniziare, seleziona le proprietà che meglio rispecchiano i KPI che desideri monitorare. Questo passaggio è essenziale per creare dashboard che evidenzino le metriche più rilevanti per il tuo business.
HubSpot mette a disposizione diversi tipi di grafici per rappresentare i tuoi KPI. Se hai dubbi su quale scegliere, puoi attivare la funzione "smart chart": il sistema suggerirà automaticamente il grafico più adatto, evidenziandolo in grigio chiaro.
Dopo aver scelto il grafico, il passo successivo è applicare i filtri per perfezionare i dati.
I filtri sono strumenti indispensabili per ottenere report più precisi e focalizzati sui KPI. Per aggiungerli, accedi alla scheda "Filtri" o clicca su "Azioni" e seleziona "Aggiungi ai filtri". Puoi configurare la logica dei filtri scegliendo tra:
Un dettaglio importante riguarda i filtri basati su date, come "Questo mese", che utilizzano il fuso orario dell'account per garantire coerenza tra tutti gli utenti. Tuttavia, i valori delle proprietà data predefinite di HubSpot vengono mostrati nel fuso orario locale, il che potrebbe generare leggere discrepanze. Inoltre, il filtro "Questa settimana" considera come inizio il lunedì e come fine la domenica.
Per ottimizzare le prestazioni dei report, è consigliabile aggiungere filtri specifici o utilizzare dimensioni con un numero ridotto di valori univoci, dato che i report non tabulari sono limitati a 1.000 righe di dati.
Dopo aver impostato campi, filtri e grafici, il passo successivo è salvare il lavoro e organizzare i report in una dashboard centralizzata.
Per salvare un report, clicca su "Salva report" in alto a destra del costruttore di report. Nel pannello laterale, assegna un nome descrittivo che renda facile identificare il contenuto. Un esempio? "Lead generati per canale - Q1 2025" è molto più chiaro e utile rispetto a un generico "Report lead".
Decidi poi dove posizionare il report: puoi lasciarlo nella lista generale selezionando "Non aggiungere alla dashboard", aggiungerlo a una dashboard esistente tramite il menu a tendina o crearne una nuova, scegliendo un nome e impostando la visibilità. Dopo aver cliccato su "Avanti", definisci il livello di accesso, specificando chi può visualizzare o modificare il report. I report aggiunti a una dashboard seguiranno automaticamente le impostazioni di accesso della dashboard stessa. Infine, clicca su "Salva" per completare.
Una volta salvati, i report possono essere facilmente integrati nella dashboard.
Se hai già salvato dei report e vuoi aggiungerli a una dashboard, ci sono due modi per farlo:
Tieni presente che ogni dashboard ha un limite massimo di report, che dipende dal tuo abbonamento HubSpot: gli account Starter possono includere fino a 10 report, mentre quelli Professional ed Enterprise arrivano a 30. I report si aggiornano automaticamente ogni due ore, ma puoi eseguire un aggiornamento manuale ogni 15 minuti per ottenere dati più recenti. Nota che se un report ha più di 99 valori nella proprietà "Suddividi per", non potrà essere visualizzato nella dashboard e dovrà essere consultato direttamente nella sezione report.
Dopo aver configurato i report, è importante organizzarli in modo efficace all'interno della dashboard. HubSpot mette a disposizione un sistema drag-and-drop che consente di spostare e ridimensionare i widget con estrema facilità.
Per riorganizzare i report, basta trascinare e rilasciare i widget nella posizione desiderata. Seleziona un report, trascinalo nel punto che preferisci e crea un layout che metta in risalto i dati più rilevanti. Per modificare le dimensioni di un widget, passa il cursore sull'angolo in basso a destra del report e trascina per adattarlo alle tue esigenze.
Un consiglio: mantieni la dashboard semplice e concentrata su 5-9 KPI per evitare un sovraccarico visivo.
Inoltre, puoi arricchire la dashboard aggiungendo note testuali, immagini o video. Questi elementi possono essere utili per fornire contesto o istruzioni al team, soprattutto se la dashboard viene condivisa con colleghi che potrebbero aver bisogno di ulteriori spiegazioni sui report o sulle metriche.
I report vengono aggiornati automaticamente ogni due ore. Tuttavia, se hai bisogno di dati più recenti, puoi eseguire un aggiornamento manuale. Per farlo, accedi al menu "Azioni" (i tre puntini) del widget o utilizza l'opzione dalla dashboard stessa.
Una volta impostati i report, il passo successivo è selezionare i KPI più adatti e presentare i dati in modo che riflettano il contesto italiano.
La scelta dei KPI dipende dalla fase di crescita della tua azienda. Se sei agli inizi, concentrati su parametri come fatturato totale, dimensione media delle trattative e tasso di conversione dei lead. Quando l’azienda è in fase di espansione, aggiungi metriche come durata del ciclo di vendita, velocità della pipeline e costo di acquisizione cliente (CAC). Altri KPI utili includono il customer lifetime value (CLV), il tasso di abbandono, la percentuale di clienti ricorrenti, il costo per lead (CPL), il tasso di conversione delle landing page e le performance delle campagne email.
È importante valutare ogni KPI per il suo impatto sulle decisioni aziendali. Se una variazione significativa di un KPI non influisce sulle decisioni strategiche, probabilmente non è necessario includerlo nella dashboard.
Ora vediamo come adattare i formati per rispettare gli standard italiani.
Per una dashboard efficace, è fondamentale utilizzare formati che seguano le convenzioni italiane. Puoi farlo modificando i campi nei report: imposta il numero di decimali, i separatori delle migliaia, il formato della valuta con il simbolo € o le percentuali. Le impostazioni regionali del tuo account HubSpot gestiscono automaticamente il simbolo della valuta e i separatori numerici. Anche le date vengono visualizzate coerentemente grazie al fuso orario locale dell’utente, garantendo uniformità nei dati temporali.
Con un report formattato correttamente, è il momento di vedere come Axenda può migliorare la tua strategia con le dashboard.
Axenda crea dashboard KPI personalizzate per le PMI italiane, integrando strumenti come CRM, automazioni e formazione per facilitare decisioni strategiche. In qualità di HubSpot Provider & Consultant, si occupa di tutto il processo: dall’implementazione completa del CRM alla configurazione di automazioni avanzate, fino alla creazione di dashboard operative che uniscono i processi di vendita, marketing e servizio clienti.
Creare dashboard KPI personalizzate in HubSpot significa trasformare dati grezzi in strumenti strategici, offrendo alle PMI italiane un supporto concreto per prendere decisioni più informate.
Una volta configurati i report, il vero valore sta nella capacità di fornire sia una panoramica generale che dettagli specifici. Questo consente di analizzare il fatturato complessivo, ma anche di valutare le performance di singoli rappresentanti di vendita o specifiche linee di prodotto. Una visione così stratificata aiuta a riconoscere tendenze, affrontare eventuali criticità e cogliere opportunità in tempo reale.
Per le aziende italiane, prestare attenzione ai dettagli locali, come l'utilizzo del simbolo € e dei corretti separatori numerici, è fondamentale. Questo accorgimento semplifica la lettura dei dati, riduce il rischio di errori e rende le informazioni più accessibili.
Le dashboard più efficaci non sono statiche: crescono insieme alla tua azienda. Puoi adattarle segmentando i KPI per team o area geografica, aggiungendo nuove metriche come il tasso di fidelizzazione dei clienti o integrando dati provenienti da altre piattaforme. L'automazione di HubSpot garantisce inoltre dati sempre aggiornati, eliminando il rischio di errori manuali e mantenendo le informazioni sempre pronte per decisioni rapide e mirate.
Con una dashboard ben progettata e formattata adeguatamente, non ti limiti a monitorare le performance: hai uno strumento che guida concretamente le scelte strategiche quotidiane della tua azienda.
Le dashboard KPI personalizzate di HubSpot rappresentano uno strumento prezioso per gestire le attività aziendali. Permettono di tenere sotto controllo le metriche chiave, offrendo una panoramica chiara e immediata sulle performance di marketing e vendite, tutto in un unico posto.
Con aggiornamenti in tempo reale e la possibilità di personalizzare i report in base alle esigenze specifiche dell'azienda, queste dashboard rendono più semplice prendere decisioni strategiche rapide e consapevoli. Inoltre, favoriscono una maggiore collaborazione tra i team, assicurando che tutti abbiano accesso a dati aggiornati e rilevanti.
Per scegliere i KPI più adatti alla crescita della tua azienda, è fondamentale individuare le metriche che riflettono al meglio i tuoi obiettivi strategici. Alcuni esempi possono includere il fatturato, il tasso di conversione, il ciclo di vendita o il valore medio per cliente. L'idea è di concentrarsi su indicatori che rappresentano le priorità attuali, tenendo presente che queste potrebbero cambiare nel tempo.
Adatta i KPI al livello di maturità della tua azienda e assicurati di utilizzare dashboard chiare e ben organizzate per monitorare i risultati. Questo approccio ti permette di prendere decisioni più consapevoli e di mantenere l'attenzione sugli obiettivi principali.
Per rappresentare i dati di vendita in modo chiaro ed efficace, è importante scegliere il tipo di grafico giusto per il messaggio che vuoi trasmettere. I grafici a barre e a linee funzionano bene per evidenziare tendenze e confronti nel tempo. Se invece vuoi mostrare proporzioni tra diverse categorie, i grafici a torta sono una scelta intuitiva. Per confrontare più variabili contemporaneamente, i grafici radar offrono una visione completa. Infine, le heatmap sono ideali per individuare pattern e punti di interesse nei dataset più complessi.
La chiave è optare per un grafico che renda i dati facilmente comprensibili e che si adatti al tuo pubblico e agli obiettivi della tua analisi.