Sì, HubSpot CRM è gratis e non è una prova: non scade e non chiede la carta di credito. Nel piano gratuito hai contatti, aziende, trattative e attività per fino a 2 utenti. I limiti veri sono quattro: 1.000 contatti, una sola pipeline, 10 proprietà personalizzate e nessun workflow. Per un titolare e un commerciale che vendono con i preventivi basta, se lo configuri con tre regole.
In breve
Modello gratuito
Le 6 fasi della pipeline con i criteri di uscita, pronte da copiare
Il modello PIPELINE che usiamo nel tutorial: nomi delle fasi, quando una trattativa può uscire e le probabilità di partenza.
Gratis, in PDF
Indice
Il piano gratuito di HubSpot è un CRM completo per le basi della vendita B2B, senza scadenza e senza carta di credito (HubSpot, pagina del CRM). Dentro trovi:
Gli utenti sono al massimo 2. Per un'azienda in cui vendono il titolare e un commerciale è il formato giusto. Se a vendere siete in cinque, il gratuito ti sta stretto dal primo giorno, ma le regole di questo articolo valgono uguali su qualsiasi piano.
I limiti che contano sono quattro, e tutti e quattro sono scritti nel catalogo prodotti di HubSpot (Product & Services Catalog):
| Limite | Cosa significa | Quando ti blocca |
|---|---|---|
| 1.000 contatti | Il database si ferma a mille persone | Quando importi anni di fatture o liste da fiera |
| 1 pipeline per oggetto | Una sola sequenza di fasi per le trattative | Quando vuoi separare nuovi clienti, ricambi e assistenza |
| 10 proprietà personalizzate in totale | Dieci campi tuoi, per tutto il CRM | Quando ogni reparto vuole il suo campo |
| Nessun workflow | Niente automazioni tra un passaggio e l'altro | Quando le attività a mano diventano troppe |
Nel resto dell'articolo non creiamo nemmeno una proprietà personalizzata: i campi che servono (motivo della perdita, prossimo passo, data della prossima attività) sono già standard in HubSpot.
Un consiglio
Prima di importare il tuo Excel, togli i contatti che non senti da anni. Il limite di 1.000 si riempie in fretta, e un CRM pieno di nomi morti nasconde quelli vivi.
Un CRM non si rompe il primo giorno: si rompe dopo sei mesi, quando è pieno e nessuno ha deciso chi fa cosa. Lo vediamo nei CRM che sistemiamo. Un esempio da un produttore industriale italiano che abbiamo seguito quest'anno (niente nomi, numeri arrotondati):
Dato reale · CRM di un cliente
9 su 10
Delle circa 70 trattative in fase "offerta inviata", nove su dieci non avevano un contatto da più di due mesi. Le attività aperte erano quasi 2.400, praticamente tutte scadute.
Produttore industriale italiano, 2026 · numeri arrotondati, cliente non nominato
Nessuno era pigro. Mancavano tre regole: quando una trattativa cambia fase, chi richiama e quando, chi controlla. Abbiamo chiuso circa 1.800 attività vecchie di oltre un anno o senza responsabile, ridotto le fasi da 11 a 5 e fatto in modo che ogni nuova richiesta riceva un responsabile e un'attività di primo contatto. Quelle automazioni sono di un piano a pagamento. Le tre regole no: le imposti anche sul gratuito.
Le tre regole si impostano in meno di un'ora, con funzioni che HubSpot offre su tutti i piani. Nel video le vedi una per una, su un portale demo con dati di fantasia.
Tutorial completo · 12 minuti · portale demo, dati di fantasiaVai in Impostazioni, poi Oggetti, Trattative, scheda Pipeline. Rinomina le fasi e scrivi per ognuna quando una trattativa può uscire. Sono sei fasi più una facoltativa: una fase in più va bene, se ha il suo criterio. Fasi come "interessato" o "caldo" ogni commerciale le legge a modo suo; un criterio scritto no. Rinominare le fasi e cambiare le probabilità si può fare su tutti i piani (HubSpot Knowledge Base, pipeline).
| Fase | Esce quando | Probabilità |
|---|---|---|
| Richiesta qualificata | C'è un'esigenza concreta, un referente con nome e cognome e una data per la prima chiamata | 10% |
| Qualificazione (facoltativa) | Hai parlato con chi decide | 20% |
| Analisi esigenze | Sai cosa serve, entro quando e chi decide | 40% |
| Preventivo inviato | Il cliente ha risposto nel merito: tempi, tecnica o prezzo | 60% |
| Negoziazione | Le condizioni sono concordate e manca solo l'ordine | 80% |
| Vinta | C'è l'ordine firmato | 100% |
| Persa | Il motivo è scritto nel campo apposito | 0% |
La regola è una sola: una trattativa cambia fase quando un fatto è vero e registrato, non quando il commerciale ha una buona sensazione. E le perse vanno chiuse con il motivo: nello stesso CRM per anni erano state registrate solo le vinte, così il tasso di chiusura sembrava altissimo ed era finto.
Il punto in cui si perde più fatturato è dopo l'invio dell'offerta. Quando sposti una trattativa in "Preventivo inviato":
Le attività con tipo, scadenza, promemoria e proprietario sono disponibili su tutti i piani (HubSpot Knowledge Base, attività). Sul gratuito le crei a mano: dieci secondi a preventivo.
Un consiglio
Scrivi il prossimo passo anche nel campo "Prossimo passo" della trattativa: lo vedi dalla lista, senza aprire niente.
Il titolare non ha tempo per i report: gli serve una lista da leggere in cinque minuti. In Trattative, vista a tabella, aggiungi due filtri: la fase non è Vinta né Persa, e la data della prossima attività è vuota. Colonne: nome, fase, importo, data della prossima attività, data di chiusura. Ordina per importo, dal più alto, e salva la vista come "Lunedì · senza prossimo passo" (HubSpot Knowledge Base, viste salvate).
Per ogni riga ci sono solo tre risposte: la richiamo oggi; aspetto il cliente fino a una data, e quella data diventa un'attività; è persa, e la chiudo con il motivo. Quando la lista è vuota, la riunione è finita.
Una seconda vista uguale, con la data dell'ultima attività più vecchia di 14 giorni, ti mostra le trattative ferme. E un filtro "Preventivo inviato" più "importo vuoto" trova le offerte che gonfiano la previsione: è il controllo che il piano gratuito non fa da solo.
Passa a un piano a pagamento quando superi uno dei quattro limiti o quando le attività a mano diventano troppe, non prima. Il primo segnale di solito è il secondo: con Sales Hub Starter l'attività di richiamo la crea HubSpot quando la trattativa entra in una fase (HubSpot Knowledge Base, automazioni della pipeline), e gli utenti non sono più due.
Per capire quale hub e quale edizione ti servono davvero, parti dal tuo modo di lavorare, non dal listino: il test Quale HubSpot ti serve? sono sei domande. I prezzi aggiornati per l'Italia sono nella pagina prezzi di HubSpot, e la panoramica di tutti gli hub è nella guida a HubSpot in italiano. Se vendi con un team e vuoi le automazioni sulla pipeline, guarda cosa aggiunge Sales Hub.
Niente di tutto questo costa un euro di licenza. Costa una decisione: chi fa cosa, ed entro quando.
Akram Hussein, fondatore di Axenda, nel tutorial
Sì. Il CRM gratuito di HubSpot non ha una data di scadenza e non chiede la carta di credito per registrarsi. Paghi solo se scegli un piano Starter, Professional o Enterprise, per avere più utenti, più contatti, più pipeline o le automazioni.
Il piano gratuito ha fino a 2 utenti e fino a 1.000 contatti. Hai anche una pipeline per oggetto e 10 proprietà personalizzate in totale. Per un titolare e un commerciale basta; con un team più grande servono più utenti.
No. Il piano gratuito non include i workflow: le attività dopo un cambio di fase le crei a mano. Con Sales Hub Starter HubSpot può creare in automatico un'attività quando una trattativa entra in una fase.
Sì. Carichi un file con una colonna per ogni campo e HubSpot ti chiede di abbinare le colonne alle proprietà. Ricorda il limite di 1.000 contatti: prima di importare, togli i contatti che non senti da anni.
Quando superi uno dei quattro limiti (utenti, contatti, pipeline, proprietà) o quando le attività da creare a mano diventano troppe per essere fatte ogni volta. Se non succede, il gratuito con tre regole chiare funziona.
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