Sì, HubSpot CRM è gratis e non è una prova: non scade e non chiede la carta di credito. Nel piano gratuito hai contatti, aziende, trattative e attività per fino a 2 utenti. I limiti veri sono quattro: 1.000 contatti, una sola pipeline, 10 proprietà personalizzate e nessun workflow. Per un titolare e un commerciale che vendono con i preventivi basta, se lo configuri con tre regole.
In breve
- HubSpot CRM gratuito non ha scadenza e include contatti, aziende, trattative, attività, app mobile e fino a 2 utenti.
- I quattro limiti del piano free sono 1.000 contatti, 1 pipeline per oggetto, 10 proprietà personalizzate in totale e nessun workflow.
- Con 5 persone che vendono il gratuito è stretto dal primo giorno; con un titolare e un commerciale di solito basta.
- Un CRM non si rompe il primo giorno ma dopo sei mesi: in un CRM reale abbiamo trovato 9 offerte su 10 senza un contatto da oltre due mesi.
- Tre regole funzionano anche sul gratuito: fasi con un criterio di uscita, un'attività di richiamo dopo ogni preventivo, una vista del lunedì per il titolare.
Modello gratuito
Le 6 fasi della pipeline con i criteri di uscita, pronte da copiare
Il modello PIPELINE che usiamo nel tutorial: nomi delle fasi, quando una trattativa può uscire e le probabilità di partenza.
Gratis, in PDF
Cosa include HubSpot CRM gratis nel 2026
Il piano gratuito di HubSpot è un CRM completo per le basi della vendita B2B, senza scadenza e senza carta di credito (HubSpot, pagina del CRM). Dentro trovi:
- Contatti: le persone, con email, chiamate, note e attività in una sola cronologia.
- Aziende: le società per cui lavorano, collegate ai contatti e alle trattative.
- Trattative: le vendite in corso, con fase, importo, data di chiusura prevista e proprietario.
- Attività: chiamate da fare, email da mandare, promemoria, ognuna con una data e una persona.
- Viste salvate con filtri, colonne e ordinamento, sia a tabella sia a bacheca.
- Importazione da file (il tuo Excel clienti) e collegamento di casella email e calendario.
- App mobile per iOS e Android.
Gli utenti sono al massimo 2. Per un'azienda in cui vendono il titolare e un commerciale è il formato giusto. Se a vendere siete in cinque, il gratuito ti sta stretto dal primo giorno, ma le regole di questo articolo valgono uguali su qualsiasi piano.
I 4 limiti del piano gratuito
I limiti che contano sono quattro, e tutti e quattro sono scritti nel catalogo prodotti di HubSpot (Product & Services Catalog):
| Limite | Cosa significa | Quando ti blocca |
|---|---|---|
| 1.000 contatti | Il database si ferma a mille persone | Quando importi anni di fatture o liste da fiera |
| 1 pipeline per oggetto | Una sola sequenza di fasi per le trattative | Quando vuoi separare nuovi clienti, ricambi e assistenza |
| 10 proprietà personalizzate in totale | Dieci campi tuoi, per tutto il CRM | Quando ogni reparto vuole il suo campo |
| Nessun workflow | Niente automazioni tra un passaggio e l'altro | Quando le attività a mano diventano troppe |
Nel resto dell'articolo non creiamo nemmeno una proprietà personalizzata: i campi che servono (motivo della perdita, prossimo passo, data della prossima attività) sono già standard in HubSpot.
Un consiglio
Prima di importare il tuo Excel, togli i contatti che non senti da anni. Il limite di 1.000 si riempie in fretta, e un CRM pieno di nomi morti nasconde quelli vivi.
Dove si rompe un CRM, anche gratuito
Un CRM non si rompe il primo giorno: si rompe dopo sei mesi, quando è pieno e nessuno ha deciso chi fa cosa. Lo vediamo nei CRM che sistemiamo. Un esempio da un produttore industriale italiano che abbiamo seguito quest'anno (niente nomi, numeri arrotondati):
Dato reale · CRM di un cliente
9 su 10
Delle circa 70 trattative in fase "offerta inviata", nove su dieci non avevano un contatto da più di due mesi. Le attività aperte erano quasi 2.400, praticamente tutte scadute.
Produttore industriale italiano, 2026 · numeri arrotondati, cliente non nominato
Nessuno era pigro. Mancavano tre regole: quando una trattativa cambia fase, chi richiama e quando, chi controlla. Abbiamo chiuso circa 1.800 attività vecchie di oltre un anno o senza responsabile, ridotto le fasi da 11 a 5 e fatto in modo che ogni nuova richiesta riceva un responsabile e un'attività di primo contatto. Quelle automazioni sono di un piano a pagamento. Le tre regole no: le imposti anche sul gratuito.
Come configurare HubSpot CRM gratis in 3 passi
Le tre regole si impostano in meno di un'ora, con funzioni che HubSpot offre su tutti i piani. Nel video le vedi una per una, su un portale demo con dati di fantasia.
Passo 1: le fasi della pipeline, con un criterio di uscita
Vai in Impostazioni, poi Oggetti, Trattative, scheda Pipeline. Rinomina le fasi e scrivi per ognuna quando una trattativa può uscire. Sono sei fasi più una facoltativa: una fase in più va bene, se ha il suo criterio. Fasi come "interessato" o "caldo" ogni commerciale le legge a modo suo; un criterio scritto no. Rinominare le fasi e cambiare le probabilità si può fare su tutti i piani (HubSpot Knowledge Base, pipeline).
| Fase | Esce quando | Probabilità |
|---|---|---|
| Richiesta qualificata | C'è un'esigenza concreta, un referente con nome e cognome e una data per la prima chiamata | 10% |
| Qualificazione (facoltativa) | Hai parlato con chi decide | 20% |
| Analisi esigenze | Sai cosa serve, entro quando e chi decide | 40% |
| Preventivo inviato | Il cliente ha risposto nel merito: tempi, tecnica o prezzo | 60% |
| Negoziazione | Le condizioni sono concordate e manca solo l'ordine | 80% |
| Vinta | C'è l'ordine firmato | 100% |
| Persa | Il motivo è scritto nel campo apposito | 0% |
La regola è una sola: una trattativa cambia fase quando un fatto è vero e registrato, non quando il commerciale ha una buona sensazione. E le perse vanno chiuse con il motivo: nello stesso CRM per anni erano state registrate solo le vinte, così il tasso di chiusura sembrava altissimo ed era finto.
Passo 2: l'attività di richiamo dopo ogni preventivo
Il punto in cui si perde più fatturato è dopo l'invio dell'offerta. Quando sposti una trattativa in "Preventivo inviato":
- Compila importo e data di chiusura prevista. Senza, la previsione non vale niente: nel CRM di prima 2 trattative aperte su 3 non avevano un importo.
- Crea un'attività di tipo chiamata, titolo "Richiamare per il preventivo", scadenza fra 2 giorni lavorativi, promemoria la mattina stessa.
- Assegnala a chi ha mandato l'offerta, con nome e cognome, non "il commerciale".
- Dopo la chiamata registra l'esito in tre righe (cosa ha detto il cliente, cosa manca per decidere, prossimo passo) e crea subito l'attività successiva.
Le attività con tipo, scadenza, promemoria e proprietario sono disponibili su tutti i piani (HubSpot Knowledge Base, attività). Sul gratuito le crei a mano: dieci secondi a preventivo.
Un consiglio
Scrivi il prossimo passo anche nel campo "Prossimo passo" della trattativa: lo vedi dalla lista, senza aprire niente.
Passo 3: la vista del lunedì per il titolare
Il titolare non ha tempo per i report: gli serve una lista da leggere in cinque minuti. In Trattative, vista a tabella, aggiungi due filtri: la fase non è Vinta né Persa, e la data della prossima attività è vuota. Colonne: nome, fase, importo, data della prossima attività, data di chiusura. Ordina per importo, dal più alto, e salva la vista come "Lunedì · senza prossimo passo" (HubSpot Knowledge Base, viste salvate).
Per ogni riga ci sono solo tre risposte: la richiamo oggi; aspetto il cliente fino a una data, e quella data diventa un'attività; è persa, e la chiudo con il motivo. Quando la lista è vuota, la riunione è finita.
Una seconda vista uguale, con la data dell'ultima attività più vecchia di 14 giorni, ti mostra le trattative ferme. E un filtro "Preventivo inviato" più "importo vuoto" trova le offerte che gonfiano la previsione: è il controllo che il piano gratuito non fa da solo.
Quando passare a un piano a pagamento
Passa a un piano a pagamento quando superi uno dei quattro limiti o quando le attività a mano diventano troppe, non prima. Il primo segnale di solito è il secondo: con Sales Hub Starter l'attività di richiamo la crea HubSpot quando la trattativa entra in una fase (HubSpot Knowledge Base, automazioni della pipeline), e gli utenti non sono più due.
Per capire quale hub e quale edizione ti servono davvero, parti dal tuo modo di lavorare, non dal listino: il test Quale HubSpot ti serve? sono sei domande. I prezzi aggiornati per l'Italia sono nella pagina prezzi di HubSpot, e la panoramica di tutti gli hub è nella guida a HubSpot in italiano. Se vendi con un team e vuoi le automazioni sulla pipeline, guarda cosa aggiunge Sales Hub.
Niente di tutto questo costa un euro di licenza. Costa una decisione: chi fa cosa, ed entro quando.
Akram Hussein, fondatore di Axenda, nel tutorial
Domande frequenti
HubSpot CRM è davvero gratis per sempre?
Sì. Il CRM gratuito di HubSpot non ha una data di scadenza e non chiede la carta di credito per registrarsi. Paghi solo se scegli un piano Starter, Professional o Enterprise, per avere più utenti, più contatti, più pipeline o le automazioni.
Quanti utenti e quanti contatti ha HubSpot gratis?
Il piano gratuito ha fino a 2 utenti e fino a 1.000 contatti. Hai anche una pipeline per oggetto e 10 proprietà personalizzate in totale. Per un titolare e un commerciale basta; con un team più grande servono più utenti.
Posso creare workflow con HubSpot CRM gratis?
No. Il piano gratuito non include i workflow: le attività dopo un cambio di fase le crei a mano. Con Sales Hub Starter HubSpot può creare in automatico un'attività quando una trattativa entra in una fase.
Posso importare i clienti da Excel nel piano gratuito?
Sì. Carichi un file con una colonna per ogni campo e HubSpot ti chiede di abbinare le colonne alle proprietà. Ricorda il limite di 1.000 contatti: prima di importare, togli i contatti che non senti da anni.
Quando conviene passare da HubSpot gratis a un piano a pagamento?
Quando superi uno dei quattro limiti (utenti, contatti, pipeline, proprietà) o quando le attività da creare a mano diventano troppe per essere fatte ogni volta. Se non succede, il gratuito con tre regole chiare funziona.
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